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10 choses à savoir avant de signer pour une salle de réception

Choisir le lieu de réception pour son mariage est une des premières choses à faire lorsque l’on se lance dans l’organisation. Selon votre style, vos envies et votre budget, plusieurs choix s’offrent à vous : salle des fêtes, fermette, maison de famille, chalet, verrière, abbaye, cave troglodyte, péniche, manoir, château, etc. Bien entendu, si vous vous mariez entre mai et septembre, vous prendrez bien soin de sélectionner plusieurs lieux, de comparer leurs prestations et tarifs afin de faire votre choix un an avant le jour J.

Choisir le lieu de réception de son mariage : une des premières choses à faire – Photo : 1 amour, 2 perles

Afin de ne pas perdre de temps à visiter toutes les salles de réception de votre région, farfouillez sur internet, sur les guides du mariage, demandez conseils à vos amis au cas où ils connaîtraient des lieux correspondant à vos attentes, et surtout déterminez votre budget. Contactez par téléphone les lieux qui vous intéressent et « posez-leur les questions de base« . Il est inutile de visiter un lieu de réception qui ne correspond pas à vos attentes, si beau soit-il, ou qui ne rentre pas dans votre prévisionnel, sinon bonjour la frustration. Allez on entre dans le vif du sujet : pour bien choisir le lieu de réception voici quelques renseignements à prendre avant de dire « oui ».

♦ Les basiques 

Bon il faut bien commencer quelque part, alors en premier lieu renseignez-vous sur la capacité d’accueil de la salle (nombre d’invités). Si vous vous mariez en hiver, demandez si la salle est chauffée ; en cas de mariage en été, la salle est-elle climatisée ? Si non, est-il possible d’ouvrir les fenêtres ? Vérifiez que les toilettes soient proches de la salle du repas. Le papier toilette, le savon pour les mains et les serviettes sont-ils compris dans la location ? Enfin questionnez vos interlocuteurs quant à l’accès aux personnes à mobilité réduite : Y’a-t-il possibilité d’accéder à la salle en voiture ? Si la salle est à l’étage, disposez-vous d’un ascenseur ou d’une rampe d’accès ? Y’a-t-il des toilettes adaptés ?

♦  L’emplacement 

L’emplacement de votre lieu de réception doit être stratégique. Il est préférable qu’il soit à proximité (30 kilomètres maximum) de la mairie et/ou de l’église. N’hésitez pas à inscrire les coordonnées (adresse, téléphone) sur vos faire-parts. Si le lieu n’est pas facile d’accès, ajoutez les coordonnées GPS ou préparez un road book pour vos invités. Ils auront alors en main toutes les indications pour aller de la mairie et/ou l’église au lieu de réception et plus d’excuse pour être en retard ! Enfin, demandez si vous avez accès à un parking, s’il est assez grand pour accueillir tous vos invités. Si non, peuvent-ils se garer facilement autour du lieu de réception (champs, rue, parking annexe…) ?

Choisir le lieu de réception de son mariage : une des premières choses à faire – Photo : 1 amour, 2 perles

♦  Les horaires 

Tout d’abord, souhaitez-vous louer votre salle seulement le samedi ou le week-end (cela vous permettra de prolonger la fête le dimanche grâce à un brunch par exemple) ? Demandez si vous pouvez disposer de la salle le vendredi afin de mettre en place la déco. Le traiteur pourra aussi s’occuper de la mise en place des tables, des chaises et de la vaisselle. Renseignez-vous sur la possibilité d’accrocher votre décoration aux murs et au plafond. Côté musique, certains lieux demandent à ce que la soirée de mariage s’arrête à une certaine heure. Enfin si vous choisissez un lieu ouvert au public, comme un château ou une abbaye, vérifiez  à quels endroits vous avez accès et à quelle heure (exemple : accès au jardin pour votre cérémonie laïque ou pour le cocktail).

♦  Aménagement des lieux 

Pour que votre mariage se déroule dans les meilleures conditions il faut que votre lieu de réception soit « bien » aménagé. Selon le nombre d’invités, avez-vous la place pour la piste de danse ou devez-vous déplacer les tables ? Disposez-vous d’un lieu réservé pour les enfants (avez-vous accès à une salle annexe pour installer un coin jeux/télé, coin dodo pour les nourrissons et les bouts de choux à la fin de la soirée ?). Avez-vous accès à un vestiaire ou à une salle pour se changer ? Si vous ne privatisez pas le lieu, demandez s’il y aura un autre mariage en même temps que le vôtre ? Si oui, y’a-t-il plusieurs parkings ? Avez-vous la possibilité de mettre des « panneaux de signalisation » genre « Chouchou et Loulou, Logis Neptune » pour que vos invités ne se retrouvent pas au mauvais mariage ?

Choisir le lieu de réception de son mariage : une des premières choses à faire – Photo : 1 amour, 2 perles

♦  L’hébergement 

Si vous louez votre salle de réception le week-end, deux options s’offrent à vous : soit le lieu de réception dispose de chambres sur place ou… pas. Dans le premier cas, le prix des nuitées est-il prévu dans la location ou est-ce en supplément ? Qui règle, vous ou vos proches ? Pour la seconde option, est-il possible d’installer des tentes, caravanes ou même camping-cars sur place ? Si non, renseignez-vous sur les hébergements à proximité. Vous prendrez soin de proposer une liste d’hôtels, de gîtes ou encore de campings à vos invités, de gammes différentes, où vous inscrirez les coordonnées (adresse, téléphone), la situation géographique par rapport au lieu et les tarifs. Pourquoi ne pas privatiser un seul hôtel et inviter vos proches à prendre contact avec eux afin de réserver leur chambre ?

♦  En extérieur 

Selon le type de salle de réception que vous choisissez, certaines possèdent des extérieurs (parc, jardin, forêt). Renseignez-vous sur les accès que vous possédez en louant la salle. De plus, est-il possible d’exploiter les extérieurs pour votre cérémonie laïque ou cocktail ? En cas de pluie, avez-vous accès à un lieu de repli ? Enfin pouvez-vous installer un barnum, un château gonflable, des torches ou des bougies? En cas de plan d’eau ou de fontaine, vous prendrez soin de vérifier si le lieu est sécurisé (avec des barrières par exemple), surtout pour les enfants. Enfin demandez si les extérieurs sont éclairés la nuit.

Choisir le lieu de réception de son mariage : une des premières choses à faire – Photo : Nicolas Lahaye

♦  Traiteur 

Certaines salles de réception imposent leur traiteur, d’autres vous laissent la liberté de faire appel à celui que vous souhaitez. Dans le second cas vérifiez si vous disposez d’une cuisine professionnelle avec le matériel adapté (ustensiles et batterie de cuisine, plaques et/ou four, réfrigérateurs/congélateurs, plonge ou lave-vaisselle). Vérifiez ensuite l’emplacement de la cuisine. Est-elle proche de la salle du repas ? Une salle de réception au premier étage et une cuisine au rez-de-chaussée n’est pas des plus aisé, idem s’il y a une cour ou une partie de jardin à traverser.

♦  Prestations supplémentaires

Faites un point sur les prestations qui sont inclues ou en supplément dans la location de la salle : droit de bouchon ou le nettoyage et rangement de la salle après le mariage. Enfin, n’hésitez pas à interroger vos interlocuteurs quant aux prestations supplémentaires qu’ils pourraient vous proposer : traiteur, décorateur, fleuriste, caviste, photographe, wedding planner. Les lieux de réception disposent pour la plupart d’un carnet d’adresses de prestataires du mariage. Ils peuvent alors vous orienter vers des professionnels de qualité, avec qui ils ont l’habitude de travailler.

Choisir le lieu de réception de son mariage : une des premières choses à faire – Photo : 1 amour, 2 perles

♦  Matériel sur place 

Vous vous renseignerez sur le matériel disponible sur place : tables, chaises d’intérieur et d’extérieur, nappages, vaisselle, cendriers, sonorisation, rétroprojecteur, télé et lecteur DVD pour les enfants.

♦  Assurance + annulation 

Pour terminer, lisez attentivement votre contrat de location. Vérifiez les clauses relatives aux assurances, celle du lieu de réception et la vôtre le cas échéant. Enfin renseignez-vous sur les conditions de rétractation et/ou d’annulation. Cela peut toujours être utile en cas de désaccord, de non respect du contrat de la part des propriétaires du lieu ou d’imprévus avant le jour J.

N’hésitez pas à lister toutes vos questions avant de visiter les lieux de réception. Vous pouvez vous créer votre propre questionnaire, à remplir par lieu, en incluant les photos que vous aurez prises lors de vos visites. Cela vous permettra de comparer et de faire votre choix en ayant toutes les clés en main.


Auteur invité : Aurélia Jégu. 

Experte en Organisation de Mariages – 1 amour, 2 perles

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