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Comment bien choisir son lieu de réception ?

Ça y est, le coup d’envoi des préparatifs est donné, et vous entendez de toutes parts « le plus important, c’est le lieu« , « d’abord réserver le lieu« , ou « si tu t’y prends pas maintenant c’est fichu! » Après des heures et des heures de recherches d’idées et de visionnage de photos sur la toile, vous commencez officiellement à stresser! Comme choisir LE lieu parfait pour le PLUS BEAU JOUR de votre vie (rien que ça!) n’est pas chose facile, nous vous avons concocté avec l’aide de nos expertes wedding planners Les Photophores, Sandy.T, La Fabrique des Instants, Ness Bethel et Floasis un petit guide pour vous aider à ne pas perdre pied et à vous poser les bonnes questions!

Photo : Jonathan Udot

1. Établir des priorités et définir un style

Premier conseil de Ness Bethel : ne pas se précipiter, mais « en discuter pour déterminer le lieu idéal (pour le couple). Suivre ses envies, ses besoins,… et surtout ne pas écouter les propos angoissants autour d’eux (exit les conseils de la bonne copine qui s’est mariée quelques mois ou années plus tôt) et restez positif ! Vous allez trouver le lieu qui vous ressemble… Ensuite, commencez à réfléchir au déroulé pour visualiser le besoin en espace, puis à lister les invités. »

 Avant de vous perdre dans les détails, définissez ensuite les grandes lignes et les points importants énumérés ici par Anne Gaël, de l’agence Les Photophores: « localisation, budget, nombre d’invités, privatisation totale ou partielle, format du mariage -cocktail, dîner assis, buffet-, restrictions horaires, logements sur place… ».

Photo : La Fabrique des InstantsEn savoir plus sur “Photo : La Fabrique des Instants”
Photo : La Fabrique des Instants

Une fois tous ces éléments mis au clair, vous pourrez commencer à réfléchir au style que vous pensez donner à votre mariage, car de là découlera votre recherche et sélection future de lieux de réception (et un incroyable gain de temps!). En effet, Pauline de La Fabrique des Instants nous confirme que, « avant de choisir votre lieu de mariage, ayez déjà en tête le style dont vous avez envie pour votre événement (rustique-chic, végétal, traditionnel,…), le nombre d’invités, la région et votre budget. Ces différents critères permettront de faire le tri et de réduire vos recherches. » On l’a compris, pas d’impasse sur la première étape!

2. Prendre en compte TOUS les aspects

« Une fois toutes ces questions abordées, il faut alors bien faire attention au prix de la location de la salle et à ce qu’il inclut. » En effet, nous explique Pauline, »un lieu de réception à 4000 euros représentera certes un budget important mais peut-être moins onéreux que de choisir une salle à 2500 euros qui vous plaît moins et qui n’inclut ni la location des chaises et des tables, ni le ménage, ni le chauffage, etc ? » Prudence et discernement donc. 

Si le budget est un peu serré, alors « privilégiez un mariage d’octobre à avril pour bénéficier d’un tarif préférentiel! » recommande Anne Gaël. Cerise sur le gâteau, « les autres prestataires ont aussi des tarifs plus intéressants, particulièrement en hiver« .

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Photo : Blooming Augustine

Vous pensez à un lieu appartenant à quelqu’un de votre famille ou des amis? Là encore, soyez prudents et anticipez les difficultés qui pourraient surgir le jour J : « certains futurs mariés ont l’idée d’organiser leur mariage dans un lieu appartenant à la famille et qui représente beaucoup pour l’un des deux. Attention ! Il y a quelques difficultés à transformer un lieu privé en lieu événementiel » explique Anne Gaël.

Pour vous aider au mieux, elle vous conseille de « se poser la question de l’accueil du public, l’accès à pied au lieu, le parking, l’arrivée des prestataires et surtout de leurs camions ! Se pose aussi la question de la puissance électrique, car un lieu de résidence, ne peut pas supporter les besoins d’un traiteur avec étuves, plus les éclairages, le dj, etc. Détail qui n’en est pas un, selon le nombre d’invités, il faudra aussi prévoir la location de WC à installer sur le lieu pour éviter les désagréments liés aux canalisations et à la file d’attente devant le seul toilette de la maison. Pas très glamour… Mais c’est du vécu ! »

Photo : Les Photophores

Une fois tous ces aspects survolés et résolus, vous pouvez alors passer dans le calme et le sérénité à la troisième épreuve de votre marathon!

3. Peser le pour et le contre

Les semaines passent et vous avez hâte de trouver votre lieu de réception. Vous avez d’ailleurs déjà visité un lieu sur lequel vous avez craqué au premier regard… On assume tout à fait notre rôle de rabat-joie en vous prévenant tout de suite : gare aux déconvenues! Vous attend un travail minutieux et laborieux (mais nécessaire!) de listing des avantages et des inconvénients, en procédant – dans l’idéal – à la manière d’Anne Gaël :

« Mariage dans Paris : LA ville romantique par excellence et une accessibilité idéale pour les invités (métro, taxis, gare, aéroports, hôtels) MAIS des tarifs et restrictions horaires plus importants. »

Photo : Sandy.TEn savoir plus sur “Photo : Sandy.T”
Photo : Sandy.T

« Mariage en Province : vous pourrez profiter d’un cadre extérieur, notamment pour la cérémonie d’engagement, et d’une atmosphère bucolique et champêtre, voire même bénéficier de lieux historiques avec beaucoup de cachets à des tarifs très intéressants MAIS des déplacements sont à prévoir pour les invités. »

Photo : Nadia Bouthors

« Mariage en région PACA : une destination idéale pour la météo, des invités qui pourront prolonger le weekend du mariage par des vacances, la beauté des paysages, l’odeur de la lavande, le charme des oliviers… MAIS des délais de réservation à rallonge et des tarifs élevés. »

Photo : Hôtel Alfonso XIII - SévilleEn savoir plus sur “Photo : Hôtel Alfonso XIII - Séville”
Photo : Hôtel Alfonso XIII – Séville

Vous aimez les défis et n’avez pas peur de vous compliquer la tâche? Pensez à un mariage à l’étranger! Romance de l’Italie, dépaysement de l’Espagne et de l’Andalousie avec l’Hôtel Alfonso XIII, mariage à l’anglaise à Londres, ou exotique sur les Îles… rien ne pourra vous arrêter pourvu que vous ne fassiez pas l’impasse sur cette étape INDISPENSABLE. (Un énorme paquet de fraises tacada ainsi qu’une bonne tasse de thé seront autorisés!)

4. Poser les bonnes questions au propriétaire des lieux

Quand vient le moment de visiter votre futur potentiel lieu de réception, pour éviter malentendus et mauvais choix, mieux vaut avoir préparé un certain nombre de questions par thèmes d’après Florence, la wedding planner de FLOASIS:

« – Horaires: pour installer la décoration, le matériel du DJ ou bien encore les nappes du traiteur, les mariés doivent-ils payer des heures supplémentaires avant leur soirée ou est-ce que l’accès à la salle est libre le jour J ? »

« – Mobilier (afin d’évaluer le budget location): est-il fourni (guéridons, parasols, chaises y compris pour une éventuelle cérémonie laïque en extérieur)? »

« – Éventuels interdits: Confettis, lanternes célestes, bougies… Il existe bien évidemment des alternatives (photophores, ballons lumineux etc.) mais si les mariés rêvent de quelque chose de bien particulier et qu’on s’aperçoit après signature du contrat que c’est interdit, c’est contrariant… »

Photo : B-Mood Photography

« – Propreté des lieux: cuisine et WC »

« – Liste des prestataires imposés (afin d’évaluer le degré de personnalisation possible du mariage): Le Wedding Planner est-il bien accepté? »

« – Sécurité ou dangers éventuels pour les enfants: existe-t-il une salle dédiée? »

« – Hôtellerie aux alentours : y a-t-il suffisamment d’hôtels pour loger les convives? »

« – Présence du gérant ou du propriétaire le jour J : cela peut être rassurant de savoir que le maître des lieux est présent, à condition qu’il soit aimable, serviable etc. et pas uniquement là pour surveiller nos moindres faits et gestes! Le feeling est-il passé, avez-vous confiance? »

Photo : Ness Bethel

Dernier détail soulevé par Sandy.T : « si l’on veut une exclusivité, s’assurer qu’il n’y ait pas d’autres mariages en même temps ou, si c’est le cas, que les salles soient bien distinctement réparties. » Enfin, on ne saura que trop vous recommander de toujours visiter une autre salle pour être confortés dans votre choix initial.

5. Essayer de se projeter au jour J

Vous êtes sous le charme de ce joli Mas de Provence, mais un petit-je-ne-sais-quoi vous gêne, vous tergiversez, retournez la situation dans tous les sens, analysez, observez et re-analysez la chose encore une fois mais malgré tout n’arrivez toujours pas à vous décider! Essayez dans la mesure du possible de vous projeter! D’après Florence, il est nécessaire « que les mariés se projettent car la salle ne sera sans doute pas dans la même configuration. Il faut donc l’imaginer avec un joli travail de décoration intérieure comme extérieure réalisé par un professionnel, les invités papillonnant au milieu des plats, la joyeuse agitation collective…, bref l’ambiance festive quoi! »

Photo : FloasisEn savoir plus sur “Photo : Floasis”
Photo : Cassandre Chevalier – wedding planner Floasis

Une fois sur place, et après avoir posé toutes vos questions, essayez par ailleurs de « bien valider les dimensions des salles » conseille Sandy.T, « et de vous assurer qu’elles contiennent bien le nombre de personne annoncé, car parfois les lieux ont tendance à surévaluer les capacités. Dernier petit conseil de l’experte, « prévoyez qu’il y ait toujours une solution de repli si on a imaginé un cocktail en extérieur par exemple. »

Avec nos 5 étapes et tous nos conseils de pros, nul doute que vos invités seront absolument conquis par votre lieu de réception! Vous vous sentez perdus? Faites appel à une wedding planner et suivez nos conseils pour organiser votre mariage.

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