Comment choisir le lieu de réception pour mon mariage en 5 étapes

Comment choisir le lieu de réception de mon mariage | Credits: Shutterstock

La recherche du lieu de réception est l’un des points clés de la planification du jour J, sinon le plus important. Compte tenu de la multitude de prestations qui dépendent de lui (cocktail, banquet, fête…), ce sera également l’élément du mariage le plus onéreux. Et, en raison des disponibilités, il est nécessaire de le réserver en priorité. À travers ces 5 étapes, nous vous guidons dans cette aventure afin qu’elle ne se transforme pas en odyssée.

Étape 1. Emplacement

Situation géographique et accessibilité

Bien que de nombreux couples choisissent un lieu de réception proche de leur résidence, d’autres décident de faire leurs valises et de tenter leur chance à travers la France ou à l’étranger. Quelle que soit sa situation géographique, le lieu doit être facile d’accès afin que vos invités puissent s’y rendre sans encombres. Habituellement, il tient compte de tous les moyens de transport possibles, et fournit parfois des véhicules pour les grands groupes.

Distance avec la cérémonie

Faites en sorte que la cérémonie ne soit pas trop loin du lieu de réception. Si vous vous apprêtez à célébrer un mariage religieux, vous pouvez vous diriger vers les propriétés comportant une chapelle attenante, ou bien un espace dédié aux mariages civils. Si vous préférez séparer les lieux, tenez compte des modes de déplacements possibles et énoncez des instructions simples, pour ne pas décourager vos invités.

Credits: Le Pavillon Royal

Proximité avec les hôtels

Certains invités viennent de loin, d’autres veulent profiter pleinement de cette soirée sans avoir à se soucier des responsabilités, dans les deux cas ces convives auront besoin d’un endroit où dormir aux alentours. Contactez alors les hébergements (chambres d’hôtes, hôtels…) à proximité et essayez d’obtenir un prix de groupe. Les chambres proposées par certains lieux de réception peuvent également être une bonne option.

Credits: Hyatt Paris Madelaine

Étape 2. Infrastructure

Superficie totale

Comment est configuré le lieu ? Combien de mètres fait-t-il ? De combien de chambres dispose-t-il ? Y a-t-il un jardin ? Posez toutes ces questions pour découvrir ce que vous voulez vraiment et essayez de tirer le meilleur parti du lieu que vous avez choisi. Le calcul de la superficie est la clé pour savoir ce que vous pouvez organiser.

Espaces extérieurs et intérieurs

Les différentes salles peuvent vous aider à déterminer les temps forts de votre mariage, de l’apéritif au banquet jusqu’à votre première danse. Coin tranquille ou lieu atypique : à  vous de décider.

Quant aux jardins, on sait que certains mariages nécessitent un peu de verdure, surtout s’ils sont célébrés aux beaux jours. Indépendamment de la saison, jetez un œil aux espaces ouverts pour vous faire une idée de ce que vous souhaitez et affiner votre recherche.

Facilité d’accès

En tenant compte de tous les invités renseignez-vous sur les moyens d’accès aux différentes salles de votre lieu de réception. Les personnes âgées ou à mobilité réduite, les enfants ou les poussettes accèdent parfois difficilement à certains endroits. Des indications sont également essentielles pour que personne ne se perde tout au long de la journée.

Lieu de la cérémonie

Si vous décidez de vous marier à l’église, il existe des espaces avec des chapelles ou des paroisses à disposition. Pour les mariages civils, il y a des halls, des jardins et d’autres lieux prévus à cet effet sur certains sites. Vérifiez que le lieu choisi envisage ces possibilités.

Alternatives au mauvais temps

Une météo capricieuse peut gâcher une belle journée si vous n’êtes pas suffisamment prévoyante. Ne faites pas confiance à dame nature et cherchez un espace qui propose une alternative en cas de mauvais temps.

Hyatt Paris Madelaine

Étape 3. Exclusivité

Célébration de plusieurs mariages

Faites attention si au sein de l’espace choisi, plusieurs mariages ont lieu en même temps que le vôtre. Il est d’une importance capitale de se renseigner car l’organisation des lieux, avec la mise à disposition de chambres et du jardin, doit être précisée et délimitée pour éviter les déconvenues.

Limites et espace privé

Dans le cas où vous partagez le même lieu avec d’autres réceptions, assurez-vous d’avoir fixé ces limites au préalable afin de bénéficier d’une intimité adéquate.

Credits: Château des Creusettes

Nombre d’heures disponibles

Tout lieu de réception a ses horaires, surtout si plusieurs mariages sont organisés au même endroit. Dans ce cas, vous devez connaitre le temps qui vous est imparti.

Hyatt Paris Madelaine

Étape 4. Nombre d’invités

Nombre minimum d’invités requis

De nombreux lieux permettent la célébration de tous types de mariages, petits comme grands. Cependant, d’autres n’acceptent pas les mariages très intimes, ils imposent donc un minimum de couverts. Et comme chaque mariage dépend des invités, demandez le minimum d’invités requis pour savoir si le jeu en vaut la chandelle, mais surtout ne procédez pas à des invitations supplémentaires uniquement pour remplir l’espace.

Capacité du lieu

De même, il est également important de connaître la capacité du lieu, car il y a des mariages trop nombreux qui ne peuvent être célébrés nulle part. Si vous attendez un grand nombre de personnes mieux vaut vous assurer de la capacité et ne pas éliminer des invitations pour l’espace. Votre lieu doit s’adapter à votre mariage, et non l’inverse.

Enfin, il est également important de se renseigner sur les pratiques du lieu face à un désistement : certains ne compte pas la part d’un invité absent alors n’hésitez pas à demander avant de faire face au problème.

Credits: Pierre Gobled

Deadline

Cette information vous aidera à finir votre liste d’invités. Lorsque la date limite de réponse sera passée pour vos invités, vous serez en mesure d’établir le nombre d’invités présents sur votre lieu de réception. Si vous n’êtes, malgré tout, pas sûre quant à la quantité d’invités, tournez-vous vers un prestataire plus flexible qui sera en mesure d’inclure ou d’éliminer des convives à votre guise.

Credits: Pierre Gobled

Étape 5. Extras

Open bar

Habituellement, il est inclus dans le prix final mais ce n’est pas systématique, alors méfiez-vous ! Renseignez-vous auprès de votre lieu quant à ses conditions, pour éviter les mauvaises surprises au moment de l’addition.

Décoration du lieu et éclairage

Très important : le lieu de réception s’occupe-t-il de la décoration ou avez-vous besoin de trouver un prestataire supplémentaire ? Gardez à l’esprit que de nombreux endroits l’ajoutent comme un service annexe, le prix final varie donc en fonction. Demandez également si vous pouvez consulter vos propres prestataires, même s’ils ont déjà des services de décoration et d’éclairage. Dans le cas où l’espace vous offre ses services et que vous en êtes satisfait, vous devez savoir si vous pouvez intervenir dans le processus ou si vous êtes obligée d’accepter leurs directives.

Credits: Organic-Concept

Installation

Lorsque vous configurez les tables et les différents espaces pour la fête, assurez-vous d’avoir un large éventail de possibilités afin que tout soit à votre goût. Chaque couple est un monde, avec leurs familles respectives, et vous devez être capable de placer vos invités comme vous le souhaitez, bien qu’il y ait toujours des limites de places par tablées.

Sécurité et parking

Vous voulez éviter l’intrusion d’un invité indésirable ? Consultez les services de sécurité offerts par l’espace, du personnel spécialisé aux installations qui limitent le passage. Consultez également les services de secours disponibles sur place ou la possibilité de les obtenir rapidement, ainsi que l’accès aux centres qui assurent la sécurité dans tous les domaines (hôpitaux, postes de police, pompier…).

Ensuite, assurez-vous qu’il y ait suffisamment d’espace pour garer les voitures et les bus responsables du transfert des invités. En cas de manque d’espace, pensez à un plan B pour éviter le désordre lors de l’arrivée des convives.

Assurance annulation

Dans un mariage, vous devez toujours être pro-actif, car les dépenses sont très élevées. Et bien que l’on vous souhaite que tout se passe bien, les aléas de la vie forcent parfois l‘annulation de la célébration. Ainsi, vérifiez, par mesure de précaution, si l’espace dispose d’un service d’annulation qui assure une récupération minimale de la somme avancée. De nombreux endroits ne sont pas réfractaires quant à cette éventualité, alors informez-vous pour limiter les pertes.

Hyatt Regency Nice Palais de la méditerranée

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